第2回:社内のチームメンバーとの関係を円滑にする交渉術

プロフィール
島田 久仁彦
島田 久仁彦

1975年大阪府生まれ。国際ネゴシエーター。(株)KS International Strategies CEO、環境省参与。2000年米アマースト大学卒。2002年ジョンズ・ホプキンズ大学大学院国際学修士(紛争解決・国際経済学)。 1998年より国連紛争調停官として紛争調停に携わる。2005〜10年まで環境省国際調整官として日本政府代表団で環境交渉における首席交渉官や議題別議長を歴任。 2011年以降は、国内外、官民問わず交渉・調停のアドバイザーを務めるほか、環境・エネルギー問題や安全保障問題からみた国際情勢の解説にあたる。2012年世界経済フォーラム(WEF)ヤンググローバルリーダー(YGL)に選出。 著者に『最強交渉人のNOを必ずYESに変える技術』(かんき出版)、『交渉プロフェッショナル:国際調停の修羅場から』(NHK出版)など。

“国際ネゴシエーター”の肩書きを持つ島田久仁彦氏は、環境問題、紛争問題、安全保障問題など、世界のあらゆる現場や会議で“交渉”を武器に闘ってきました。近著『交渉プロフェッショナル』でも知られる島田さんから学ぶべき交渉術とは?
すべてのクリエイター・ビジネスマンに贈る、島田流交渉術。迫り来る修羅場を潜り抜けろ!

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前回はクライアントとの交渉術について述べてきましたが、第2回はチームメンバーとのコミュニケーションにおける交渉術についてです。

交渉というと、「自分もしくは自分の組織 vs 他人もしくは他の組織」というイメージが強いと思いますが、大事な交渉場面の多くは「チーム内」にも存在します。今回は、チームメンバーとの関係をギクシャクさせることなく、目の前の難題にいかに協調して立ち向かうかに焦点を当て、交渉術・コミュニケーション術についてまとめていきたいと思います。

交渉事例1:
短納期の案件でチームメンバーが疲弊……。メンバー同士の関係もギクシャクしてきました。どうやったら気持ちよく動いてもらえるでしょうか?

初級編:一旦その場から離れる!


クライアントからの依頼を受注し、何とか期限までに仕上げなくてはならない場面を想像してみてください。プロジェクトに関わる人が多いほど、大規模な仕事ができる反面、メンバー同士の関係もピリピリしてくることもあるかと思います。特に、短納期の案件であれば、日に日にチームメンバーが疲弊し、関係もギクシャクしてくることもあるでしょう。このようなとき、どうやったら気持ちよく動いてもらえるでしょうか?

日々お仕事をされる中で、どうやってチームメンバーを鼓舞できるか、そして、いかに高いクオリティーで仕事を継続できるか、といった悩みは尽きないのではないでしょうか。

これは私も日々気を遣わなくてはならないイシューのひとつです。特に、紛争調停などの気持ちも重くなるような仕事では、よくチームメンバーも(そして私も)疲弊します。このようなとき、どうすればいいのか。私が考える解決法の一つは、「まずは一旦、その状況から物理的に離れること」です。

コーヒーを飲みにいくもよし、晴れている日ならお散歩もよし、停滞した雰囲気から一旦脱出することも大事です。人間は無意識に自分がいる場所や状況に支配されがちです。そんな状況から一旦物理的に離れることで、今までの流れを断ち切り、解決の糸口を見つけることができます。

中級編:相手に不満分子を吐き出させる!


あなたがマネージャー、チームリーダーなら、定期的にチームメンバーの状態を聞き出すような機会を設けることも必要です。「プロジェクトにおいて、何か行き詰っていることはないか」、「どういったことに取り組みたいか」など、できるだけメンバーと具体的に話し合うような雰囲気を作ることが大切です。

そしてこのような時、特に大事なことは、「まずは黙って聞いて、相手に不満分子を吐き出させる」ことです。話を聞いていると、いろいろと言いたいことはありますが、相手に話させることを優先してください。そうすることで、何が問題となっているのか、問題解決を図る前に情報収集ができ、適切な対応をとることができます。また「話を聞いてもらっている」という心理状況を相手に与えることで、相手の「不満」を「満足」に変えることもできるでしょう。

そして、話を聞きながら、引っかかる際には、「なぜ?」と尋ねることを忘れずに。「なぜ?」と尋ねることで、「どうしてXXということを不満に思うのか?」ということが理解できますし、説明してもらうことで、話している側に解決策のオーナーシップを持ってもらえるからです。

その他に、相手の話を言い換えるオウム返しも有効です。「ちゃんとあなたの話を聞いていますよ」というメッセージを無言のうちに送ることができ、相手が、当初話すつもりでなかったことまで話してくれることもあるでしょう。

上級編:原因の特定と責任の所在の明確化!

これは交渉術というよりも仕事術に近いかもしれません。何か問題が発生した場合、まずはチームメンバーが具体的にどのような問題を抱えているのかといった「原因」を特定し、その上で迅速に対応することが重要です。みんなで集まって、「ああだこうだ」言っているだけでは、原因らしきものが散らばってしまい、解決方法が見つけられなくなります

そして「何を任せて、何はしなくていいか」といった仕事上の責任をはっきりさせることも重要です。こうすることで、チーム全体の仕事や責任も整理できますし、「あれもこれもしないとダメ」という目に見えない疲弊感は解消しやすくなります。結果的には仕事に集中することができ、モチベーションも高まりやすくなり、チーム全体の生産性が上がっていくはずです。

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交渉事例2:
チーム全体のモチベーションが下がっています。部下達を鼓舞するためには、どのようなことが必要でしょうか??

交渉事例2:
チーム全体のモチベーションが下がっています。部下達を鼓舞するためには、どのようなことが必要でしょうか??

マネジメント術A:皆の前でエースを叱る!


やる気を出させる方法には、例えば「叱る」方法と「褒める」方法があります。どちらも使い方によっては効果的ですが、相手のタイプを間違えると逆効果にもなります。

まず、「叱る」について。例えば、チーム内で問題があった場合、スタッフのAさんがチームにおいてエース的な能力を持っていて、それを自他共に認めていると仮定した場合、Aさんを叱るにはどのような対応が可能でしょうか。

私(仮にここではチームリーダー)であれば、まずAさんを個別に呼び、いかに自分がAさんを認めていることをはっきりと伝え、その上で、チームミーティングでは、あえて本人に皆の前で叱ることを伝えておきます

そして、実際のチームミーティングでは、チーム全体を見渡しながら問題を洗い出し、打ち合わせ通りにAさんを少し叱った後、最後にはAさんに問題解決のリーダーを任せるようにします。

この際、事前のケアとアフターケアーを必ず忘れずに。それによって、Aさんがグレることはないでしょうし(前もって直に褒めているので)、逆にAさんが皆の前で怒られることで、後々解決策に向かって主担当として自覚を持って、仕事を進めてくれるでしょう。

ただしこの場合は、他の機会に、きちんと皆の前でAさんを称賛するチャンスを作るように。自分はできるという自負をAさんは持って仕事をしているでしょうし、それをちゃんと認めていることを知らせてあげることも大事です。よくできる人の中に多いのは、自己顕示欲が強いタイプです。そんな人には時折、みんなの前で褒めるという「アメ」を与えることも大事なことです。

マネジメント術B:皆の前で功績を讃える!

次に、「褒める」バージョンです。
今回の主担当がBさんで、彼(彼女)がどちらかというと控えめで、調整型の人、もしくは、ご自分の仕事をコツコツとこなされるタイプだとしたらどうでしょうか。

この場合も、上記と同じような問題が起きていると仮定してみてください。

私であれば、まず皆がいる前で、何かしらのプロジェクトを行う、もしくは制作をする過程で、それぞれが果たしてきた役割や努力を褒め、Bさんの主担当としての功績を皆の前で褒め称えます。その上で、「しかし、現在、XXという問題に直面している。みんな、どうすべきだろうか? Bさんはどう思う?」と展開するでしょう。

大事なことは、まずBさんに振って考えを聞くことです。そうすることで、普段はあまり前に出ずに調整にいそしむタイプの人に、問題解決のためのリーダーシップと、解決策へのオーナーシップを持たせることができます(また「調整役」と自他共に考えていたが、意外にリーダーとしての素質を開花させることもあります)。そして、同じプロセスをチームメンバー全員に行うということも大事です。気が付けば、目の前の問題に対しての解決策が様々な方向から出てきて、チームとしてどちらに向かうのかという方向性もはっきりしてきますし、同時にチームとしての連帯感も取り戻せます。

マネジメント術C:自由に議論を戦わせる環境づくりを!

チームメンバーと意見を交換し合って良い雰囲気をつくっていく方法としては、『ブレインストーミング』をお勧めします。

先ほどのBさんを褒めるバージョンで「皆に考えを聞く」ということを述べましたが、ここでは、それに加え、それぞれが考えや意見を持ち寄り、自由に議論を戦わせることのできる環境づくりが特に大切になります。


クリエイターの皆さんは、それぞれにご自分のスタイルを確立されているでしょうし、作風などもユニークだと思いますので、ブレインストーミングの場に来られる際にも、わりに強い考えをお持ちのことと思います。しかし、それはそれとして、ブレインストーミングの場に臨む際には、「自分の意見=正しい」という考えは捨て、あくまでも全体の意見の一つという位置づけを刻み、できれば場に入る前に一旦、「こうあるべき!」という考えは、蚊帳の外に置いておくぐらいの姿勢で臨まれることを勧めます。

その上で、チームとして意見を戦わせ、そこで出てきた結論が、自分の結論(進むべき方向)だと理解する姿勢が必要になります。もしあなたがプロジェクトリーダーなら、特に自分の考えは一旦心にとどめて、皆の考えをとにかく聞くことに徹することが大事です。そしてある程度、意見が出尽くしたかなと思う時点で、あなたも意見を述べて、議論に貢献し、その後は、また他の人からの意見を引き出したり、議論の方向性を見出すファシリテーター的な役割を期待したりします。

いろんな仕事がありますが、人と関わることがなく仕事をこなすことはないといっても過言ではありません。仕事においては、その成否はおそらく9割ほどは「いかに周りの人たちとうまく付き合い、意見を調整するか」です。

そういうクリティカルな場面でこそ、交渉術やコミュニケーション能力が必要とされるのは当然です。リーダーならばもちろんですが、同じことはチームメンバーにも必要となります。風通しがよく、考えたことは自由にいえるような環境こそが、よりクリエイティブの質を上げ、さらには作品に命を吹き込むような効果をもたらすのだと思います。

交渉術やコミュニケーション術を通して、いいチームづくりは可能です。今回ご紹介した方法を、ぜひ実際のお仕事でも活かしていただければと思います。



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